Memur ve Bilgisayar İşletmeni veya Şef, ilgili yazı EBYS sisteminden hazırlar,
Şube Müdürü, İlgili yazının kontrolünün yapılarak EBYS üzerinden paraflar,
Koordinatör, İlgili yazıyı EBYS üzerinden imzalayıp ilgili birime gönderir.